О факсимиле подписи на расходных  кассовых ордерах

Вопрос:  допускается ли использовать факсимиле  подписи на расходных  кассовых ордерах?

Ответ: в Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (в частности, формы кассовых документов).

Указание Банка России от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»  (далее —  Указание) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами, а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Согласно п.4 Указания кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее — руководитель) из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

Согласно пп.4.1 п.4 Указания кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы).

Согласно пп.4.2 п.4 Указания кассовые документы оформляются:

  • главным бухгалтером;
  • бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);
  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Согласно пп.4.3 п.4 Указания кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

Согласно пп.4.7 п.4 Указания кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Согласно пп.6.1 п.6 Указания при получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе — ее соответствие образцу.

В Письме Банка России от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002 имеются разъяснения о том, что согласно Указанию № 3210-У кассовые документы оформляются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. При этом под термином «бухгалтер» понимается бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо юридического лица, физическое лицо, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Таким образом, руководителю организации (уполномоченному им лицу) в общем случае можно и не подписывать кассовые документы. Подписи в расходном кассовом ордере и приходном кассовом ордере  ставит главный бухгалтер либо бухгалтер, а также — в момент выдачи денег — кассир (п. п. 4.3, 6.1 Указания № 3210-У). И лишь в отсутствие главного бухгалтера или бухгалтера кассовые документы подписывает руководитель. Обязан он это делать и в случае, когда сам принимает либо выдает деньги из кассы. Отмечу, что руководитель организации вправе сам проводить кассовые операции (п. п. 4, 4.3 Указания № 3210-У).

Вывод:

Подписывать кассовые документы в организации  вправе собственноручно только главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир. При этом использование факсимиле подписи не допускается, а использование электронной подписи допустимо.

Настоящая информация составлена с учетом нормативно-правовых актов по состоянию на 29 мая 2019г.