Формы первичных документов по учету материалов в строительстве

У строительных организаций при проведении аудита часто выявляются проблемы с первичной документацией по учёту материалов. Эта статья призвана помочь нашим клиентам и посетителям, работающим в строительных организациях, избежать нарушений, связанных с этими документами.

Поступление материалов от поставщиков непосредственно на участок должно быть оформлено первичным документом, которым материально ответственное лицо покупателя — начальник участка, прораб, мастер, бригадир и пр. — подтверждает количество и качество принятых им материалов. Таким документом может служить один из следующих:

• приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве», далее — Постановление N 71а);
• подписанная данным материально ответственным лицом накладная поставщика по форме N М-15 (утв. Постановлением N 71а);
• товарная накладная по форме N ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998г. N 132 «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»);
• с 01.01.2013г. самостоятельно разработанная организацией   форма документа, содержащая все семь обязательных реквизитов первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Передача материалов со склада на участок (или обратно), равно как и передача с одного участка на другой с 01.01.2013г.  может оформляться накладной по форме N М-11 (утв. Постановлением N 71а) или  самостоятельно разработанным первичным документом и оформляется как внутреннее перемещение.

По окончании отчетного периода производители работ (мастера, бригадиры) предоставляют  два документа — отчет об остатках материалов (материальный отчет)  и отчет о расходовании материалов.

Материальный отчет дает бухгалтерии информацию о движении материалов данного материально ответственного лица (остатках на начало месяца, их поступлении и выбытии, в том числе на производство работ, остатках на конец месяца).

Конкретный порядок составления материального отчета и его форму организация устанавливает самостоятельно. Можно рекомендовать использовать материальный отчет, примерный вид которого приведен ниже.

Форма материального отчета 

Кроме того, целесообразно в данных о поступлении материалов (гр. 6 и гр. 7) выделить поступление от других организаций и поступление от других подразделений организации (внутреннее перемещение). Аналогично в данных о выбытии материалов (гр. 8 и гр. 9) следует отдельно выделить расход непосредственно на производство (в том числе по заказам или объектам строительства), реализацию на сторону и внутреннее перемещение (передачу материалов в другие подразделения).

Подтверждением списания материалов на производство работ должен служить отчет о расходовании материалов. Руководство организации на основании этого отчета должно подтвердить, что списанные материально ответственным лицом на производство строительно-монтажных работ материалы израсходованы согласно установленным нормам и в соответствии с объемом фактически выполненных работ.  Данные об объемах фактически выполненных работ определяются по данным журнала учета выполненных работ по форме N КС-6а.

Еще 24.11.1982г. ЦСУ СССР (Центральное статистическое управление Союза Советских Социалистических Республик) исх. N 613 утвердило Инструкцию о порядке составления ежемесячного отчета начальника строительного участка (производителя работ) о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам, по форме N М-29 (далее — Инструкция).

Документ этот не является первичным учетным документом, поэтому у организации есть право выбора:

• использовать утвержденную форму отчета;
• разработать форму самостоятельно, взяв за основу официальный документ;
• разработать свою уникальную форму отчета о расходе материалов на производство.

Отчет по форме N М-29 служит основанием для списания материалов на себестоимость строительно-монтажных работ и сопоставления фактического расхода материалов на выполненные работы с расходом, определенным по производственным нормам.

Отчет по форме N М-29 составляется на основании:

• данных о выполненных объемах строительно-монтажных работ в натуральном выражении, взятых из форм первичного учета по капитальному строительству (журнала учета выполненных работ по форме N КС-6а, акта о приемке выполненных работ по форме N КС-2 (обе утверждены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999г. N 100) и др.);
• утвержденных производственных норм расхода материалов на единицу измерения объема конструктивного элемента или вида работ;
• первичных документов по учету материалов (лимитно-заборных карт, товарно-транспортных накладных, требований и т.п.).

Количество израсходованных в процессе выполнения строительно-монтажных работ материалов, показанных в отчете по форме N М-29, должно соответствовать объему выполненных работ и нормам расхода материалов на единицу выполненных работ, а также  количеству материалов, приведенных в материальном отчете.

Отчет по форме N М-29 подтверждается подписью начальника участка (прораба), после чего представляется в производственно-технический отдел и бухгалтерию строительной организации для проверки.

После проверки производственно-техническим отделом и бухгалтерией отчета и объяснительной записки прораба о причинах перерасхода руководитель строительной организации утверждает отчет и указывает (в гр. 8, 12 и т.д.) количество материалов, подлежащих списанию на себестоимость строительно-монтажных работ.

Не списывается на себестоимость строительно-монтажных работ технически не обоснованный перерасход материалов (например, из-за нарушений трудовой или производственной дисциплины).

В том случае, если подрядчик при осуществлении строительных работ использует  не принадлежащие  ему материалы, он  обязан использовать предоставленный заказчиком материал экономно и расчетливо, после окончания работы представить заказчику отчет об израсходовании материала, а также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала (п. 1 ст. 713, п. 2 ст. 702 Гражданского Кодекса РФ).

Бухгалтерский учет давальческих материалов ведется на основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001г. N 119н (в ред. Приказа Минфина России от 24.12.2010г. N 186н

В комментариях к счету 10 «Материалы» Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета указывается, что на субсчете 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий.

Таким образом, заказчик, передающий материалы подрядной строительной организации на давальческой основе, учитывает их в течение всего времени строительства на субсчете 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону». По мере использования подрядной организацией и предоставления акта на списание затраты по оплате строительных работ, а также стоимость материалов относятся на увеличение капитальных вложений по объекту строительства.

При этом покупка материалов, подлежащих передаче организации-подрядчику на давальческих условиях, отражается по дебету счета 10/8 «Строительные материалы» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ аналитический учет давальческих материалов у заказчика объекта капитального строительства ведется по подрядчикам, наименованиям, количеству и стоимости, а также по местам выполнения строительных работ.

До 01.01.2013г. операции по передаче подрядчику (субподрядчику) давальческих материалов оформлялись с использованием накладной  унифицированной формы № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону». Однако, накладная на передачу давальческих материалов подрядчику (субподрядчику) по установленной форме № М-15 не является   документом, подтверждающим осуществление организацией расходов на материалы. Таким документом признается составленный подрядчиком (субподрядчиком) отчет о расходовании материалов, полученных на давальческих условиях и  утвержденный организацией.

По окончании отчетного периода (например, квартала, месяца или декады) организации необходимо  проводить инвентаризацию незавершенного производства и материалов на участке. Оформить ее результат можно в виде инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей по форме N ИНВ-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»)  либо  с 01.01.2013г. иным документом, разработанным самостоятельно и позволяющим определить действительный остаток материалов, еще не затраченных на производство строительно-монтажных работ.

Обращаю внимание, что до 01.01.2013г. организации были обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. С 01.01.2013г. формы первичных учетных документов (в том числе по поступлению и отпуску материалов) каждая организация (кроме организаций государственного сектора)  может разрабатывать самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Боброва Т.А.,

Аудитор, генеральный директор ООО «Прима-Аудит»